Необходимость составления приглашения на собеседование возникает у работодателей как в ответ на присылаемое резюме на вакансию, так и при самостоятельном поиске ценного специалиста, например, с помощью базы резюме соискателей. Рекрутер может пригласить работника, позвонив по телефону, написав письмо по электронной почте, отправив СМС — необходимые образцы можно посмотреть ниже.
Самый удобный и быстрый способ — это телефонный звонок. Иногда он дублирует электронный ответ на e-mail соискателя. Приглашение по электронной почте и в СМС не всегда оправдано, так как не гарантирует точного прихода соискателя на встречу, реакция человека не предсказуема, возможно, для него данная вакансия уже не актуально, но рекрутер об этом не узнает.
Оценка предложения соискателем происходит уже на этапе приглашения на вакансию.
Многие рекрутеры сталкиваются с ситуацией, когда кандидат игнорирует приглашающие письма или, что еще чаще, не является на собеседование. Вместо того, чтобы обвинять кандидата в необязательности, стоит провести анализ приглашения на предмет ошибок.
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.
Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.
Рекрутеру следует сообщить, придет ли соискатель на встречу. Если сначала вы согласились, но после обстоятельства изменились, не поленитесь и сообщите об этом работодателю. Один звонок или одно письмо создаст о вас благоприятное впечатление, а вы при этом не попадете в черный список компании.
Образцы письменного текста по электронной почте
Это может быть письмо на электронную почту или отклик на размещенное в Интернете резюме. Отправляя на e-mail соискателю письмо, нужно убедиться в его доставке, попросить получателя дать обратную связь на полученное предложение.
Чтобы не терять свое время, лучше дополнительно продублировать информацию по телефону. В этом случае будет уверенность в том, что кандидат на вакантную должность действительно придет на встречу.
Приглашение для человека, ищущего работы может быть таким:
Многие работные сайты предлагают соблюсти деловой этикет, используя разработанные ими шаблоны писем. В большинстве случаев они выглядят так:
Образец 1.
«Уважаемый Иван Иванович!
В настоящее время в нашей компании открыта вакансия Системного администратора. Опыт работы, описанные вами в резюме, показался нам интересным.
Для записи на собеседование, свяжитесь с нами по указанному ниже телефону».
Это удобно для работодателя, но кандидат, находящийся в активном поиске, получает десятки аналогичных писем.
Кроме того, если представить, что такое письмо получит соискатель 22 лет, не имеющий опыта работы, это покажется ему нелогичным. Он, скорее всего, сделает вывод о том, что резюме его не прочитали, сделав массовую рассылку, и оставит приглашение без ответа.
Подходите к оформлению приглашения соискателя на собеседование индивидуально.
Индивидуальный подход поможет обратить на себя его внимание.
Прежде всего, необходимо изучить резюме кандидата, и в приглашении сделать правильные акценты, влияющие на мотивацию: значимость позиции, уровень полномочий, размер дохода, расширенный соцпакет, медицинская страховка и т.д.
Образец 2.
«Иван, добрый день!
В настоявшее время в нашей компании открыта вакансия Менеджер по персоналу. Ваше резюме нам интересно, мы хотели бы пригласить вас участвовать в конкурсе на эту позицию. Подробную информацию о требованиях и условиях работы вы найдете по ссылке….
В случае вашей заинтересованности, будем рады видеть вас в офисе компании, расположенном по адресу. В случае если у вас появится вопросы, вы можете связаться с менеджером по персоналу. Хорошего дня!»
Преимущества письменного приглашения на собеседование по электронной почте:
- экономия времени рекрутера, что ценно при массовом подборе, когда необходимо создание широкой «воронки входящих резюме»;
- возможность отправить ссылку на информацию о компании, «продать» вакансию;
- уважение к времени кандидата, который также может в момент звонка находиться на рабочем месте и не иметь средств для записи времени и места собеседования;
- возможность приложить ссылку на профессиональное тестирование;
- возможность попросить рекомендации, если кандидат не готов рассмотреть предложение сам. (Например: «В случае, если поиск работы для вас не актуален, мы будем благодарны за рекомендации специалистов из круга ваших профессиональных контактов»)
Как пригласить по телефону?
Телефонное приглашение — это способ, актуальный всегда, так как отличается надежностью. Приглашая кандидата по телефону, можно быть уверенным в том, что он услышал новую информацию, можно получить от него оперативный ответ, согласовать время собеседования.
Использование телефона предпочтительнее в случае работы с кандидатами на топовые позиции или редким специалистом. Личное внимание будет оправдано.
Кроме того, часто возникает необходимость уточнить принципиально важные моменты, и только потом принимать решение о личной встрече.
Согласуйте по телефону:
- дату и время;
- лицо для связи;
- контакты — телефон или электронную почту;
- адрес, где будет встреча;
- как и на чем добраться;
- что взять соискателю с собой.
Пример диалога при приглашении на собеседование по телефону:
Например, возможная релокация кандидата или ожидаемый уровень дохода. Сценарий такого разговора может выглядеть так:
Образец 3
«Добрый день, Иван! Меня зовут Мария, я – менеджер по персоналу компании «Европласт».
Благодарю вас за отклик на нашу вакансию.
Удобно ли вам сейчас разговаривать? Насколько актуален для вас поиск работы? Готовы ли вы рассмотреть вариант переезда в другой город?»
Еще один пример того, как можно выстроить разговор по телефону с соискателем:
Образец 4
«Здравствуйте, Ольга Владимировна! Меня зовут Наталья, я специалист по работе с персоналом компании Интерплюс.
Нас заинтересовало ваше резюме, отправленное в ответ на вакансию менеджер по продажам.Актуален вам сейчас поиск работы?
Приглашаем вас на собеседование с руководителем отдела продаж 4 сентября в 14.00. Удобно ли это время для вас?…»
В случае приглашения по телефону на собеседование дополнительно выслать контакты встречающего лица, адрес и время, допустимо с помощью СМС.
Правила этикета предполагают необходимость оговорить регламент встречи – время, которое займет собеседование.
Не стоить забывать и о документах, которые могут потребоваться, например, для оформления пропуска на территорию предприятия или подтверждения квалификации.
Акцент на конкурсный отбор необходим при любой форме приглашения. Это защитит работодателя от претензий соискателя в случае отрицательного решения по его кандидатуре.
Важно помнить, что федеральное законодательство обязывает работодателя в 7-дневнный со дня встречи оповестить кандидата о причинах отказа в приеме.
Сообщение в СМС
Приглашать соискателей с помощью СМС — не самый лучший способ взаимосвязи с кандидатом на должность.
Данный способ можно использовать в крайних случаях. Например, для уточнения информации, если вы заранее договорились о том, что дополнительные сведения будут направлены в СМС. Также такой способ можно использовать, если не получилось дозвониться до человека по телефону.
Пример сообщения о приглашении в СМС:
Важная информация для соискателей
Полезное видео: Как пригласить на собеседование соискателя так, чтобы он гарантированно пришел на встречу, смотрите в видео:
Письмо №1
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я изучил Ваше резюме на позицию «Старшего менеджера» и пришел к выводу, что Ваше образование и опыт работы идеально подходят для этой должности. Чтобы обговорить все нюансы и ближе познакомиться с Вами, приглашаю Вас на собеседование, которое состоится 5.08.2014 года в 12.00 часов.
Если указанная дата или время Вас не устраивают, прошу связаться с секретарем нашей компании в течение сегодняшнего дня.
С уважением,
Петр Иванович
Письмо №2
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я внимательно изучил присланное Вами резюме. Ваша квалификация и опыт работы отвечают требованиям нашей компании. Но, к сожалению, должность, на которую вы претендуете, уже занята, однако в данный момент у нас освободилась вакансия дистрибьютора. Если данная работа Вас интересует, прошу связаться со мной по телефону 200-01-02.
С уважением,
Петр Иванович
Письмо №3
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Я ознакомился с Вашим резюме, и заинтересован в Вас как в сотруднике своей компании. Считаю, что Ваша квалификация полностью отвечает требованиям к позиции Менеджера продаж.
Для получения более подробной информации прошу Вас связаться с нашим секретарем и записаться на собеседование.
С уважением,
Письмо-приглашение на собеседование: общая информация
Как и каких соискателей приглашать на собеседование - решать вам. Главное, соблюдать правила делового этикета, ответственно подходить к вопросам поиска и отбора кандидатов. При этом не важно, в какой форме вы сделаете предложение - в письменном виде по электронной или обычной почте, передадите с курьером, позвоните. В последнее время HR-ы приглашают кандидатов на собеседования с помощью чат-ботов, смс или по скайпу.
Подумайте, как пригласить на собеседование человека, чем его привлечь в ходе общения. Важно, чтобы с первого знакомства у соискателя сложилось хорошее впечатление о компании, ее руководстве, а также появилось стремление занять вакантное место.
Прежде чем направить соискателю письмо или позвонить ему, изучите резюме. Внимательно анализируйте информацию, особенно ту, что касается опыта работы, профессиональных и личных качеств. Это позволит вам понять, подходит ли человек под условия.
Требования к приглашению на собеседование
При составлении письма учитывайте значимость должности. Если вы пытаетесь закрыть позицию высокого уровня, не отправляйте приглашения, которые составлялись для массового подбора персонала низшего звена. Проявляйте индивидуальный подход к каждому специалисту, показывайте личное уважение, например, благодарите человека за резюме и проявленный интерес к компании.
Требования к приглашению на собеседование:
- уважительный, деловой, лаконичный стиль;
- отсутствие грамматических ошибок;
- простота и логичность изложения;
- максимальная информативность, исключающая появление дополнительных вопросов у кандидата.
Что написать в приглашении на собеседование
Структурируйте информацию, чтобы соискатель легко ее понял. При необходимости - разбивайте текст на пункты, делайте списки, выделяйте значимые сведения.
В приглашении должны быть:
- название компании и область ее деятельности;
- место и время проведения собеседования - прикрепите схему проезда при необходимости;
- перечень участников собеседования, в том числе их должности, ФИО;
- наименование вакансии и требования к специалисту;
- список необходимых для трудоустройства документов.
Описывайте условия, специфику работы, схему оплаты труда. Укажите в приглашении на собеседование перечень документов, которые потребуется предъявить для подтверждения профессионального статуса и опыта работы.
Образец приглашения на собеседование
Скачать документ полностью
Образцы приглашений на собеседование для разных ситуаций
Приглашение на собеседование - шаблон делового письма. Писать его надо по тем же правилам и по аналогичной структуре. Различается только содержание документа. В интернете есть много вариантов текста, но использовать их лучше только как образцы.
Постарайтесь составить собственные тексты, в которых учтете значимость позиции и рабочего места, подчеркнете статут компании. Это будет гарантией, что кандидат не получит типовое приглашение, которое похоже на письма других компаний. За основу можете взять образцы ниже.
Пример № 1
Приглашение при массовом подборе
При рассылке приглашений на собеседование нужно учитывать не только специфику вакансии, но и количество претендентов. Так, при массовом наборе линейного персонала, кандидатам можно отправить такие приглашения на собеседование:
Скачать образец
Пример № 2
Приглашение, если к соискателю предъявляют повышенные требования
В тексте перечислите особые требования к кандидату, которые предъявляют не во всех компаниях к специалистам подобного уровня и на подобной должности. Например, это может быть знание определенных программ, наличие конкретных навыков. Пример приглашения на собеседование по электронной почте - образец ниже.
Скачать образец
Пример № 3
Приглашение для соискателей, которые изначально претендовали на другую должность
Иногда вакансия, на которую претендует кандидат, уже закрыта. Но опыт и квалификация соискателя подходят под другую вакансию, которая еще открыта в компании. В таком случае приглашение составляйте так:
Скачать образец
Это лишь малая часть шаблонов, которые вы можете использовать. Главное - следите за точностью данных, когда вносите изменения. Например, некоторые руководители забывают исправить адрес компании, поэтому кандидаты не могут понять, где находится офис.
На что обратить внимание, если приглашаете кандидата по телефону
Когда речь идет о высоких или уникальных позициях, соискатель заслуживает особого отношения. В таком случае приглашение на собеседование лучше озвучить при личном разговоре по телефону. Это позволит вам провести экспресс-скрининг и убедиться, стоит ли приглашать соискателя на встречу.
Универсальная часть телефонного скрининга с кандидатом на любую позицию
Начинайте разговор после того, как представитесь и назовете компанию, от лица которой звоните. Если вы сотрудник рекрутингового агентства, сделайте акцент на том, в какую организацию и на какую должность вы можете принять специалиста. Обратитесь к кандидату по имени и отчеству, уточните, по-прежнему ли для него актуальна данная вакансия. Если ответ положительный, расскажите подробнее о должности и ее специфике. Между делом отметьте преимущества фирмы.
Убедитесь, что кандидат готов записать адрес компании, контактные телефоны. Если ему неудобно это сделать в данный момент, скиньте координаты по электронной почте, смс или в мессенджере. В таком случае отошлите письмо-приглашение на собеседовании, образец которого вы уже подготовили.
Во время разговора сохраняйте вежливый и спокойный тон. Даже если в ходе беседы ваше мнение о кандидате изменилось в худшую сторону, завершите беседу на позитивной ноте. Возможно, во время очного интервью вы поймете, что ошибались.
Совет №1. Обращайтесь к кандидату по имени и отчеству. Обезличенные письма отталкивают. Старайтесь обращаться по имени и отчеству. Если ведется массовый подбор, этим правилом можно пренебречь для экономии времени.
Совет №2. Не перехваливайте компанию. Если вы делаете акцент на преимуществах работы в организации, перспективах и карьерном росте, проверьте, какие условия в конкурирующих фирмах. Не пишите неправду - соискатель все равно узнает, как обстоят дела. Если он разочаруется, может уйти раньше, чем закончится испытательный срок.
Совет №3. Не пишите приглашения на собеседования от руки. Следите за логикой повествования, не используйте терминологию и мелкий шрифт, не выделяйте слова цветом. В противном случае письмо будет напоминать открытку, а не деловое предложение.
Совет №4. Будьте терпеливы. При телефонном разговоре некоторые кандидаты задают массу вопросов, на которые нужно ответить сразу. Даже если вы торопитесь, кратко проконсультируйте потенциального сотрудника, а не говорите, что все обсудите «при встрече».
Совет №5 . Составьте оригинальный бланк для приглашений. Приглашения, которые оформлены на специальном бланке, больше привлекают соискателей. Например, вы можете разместить на нем эмблему компании, сделать поля, выделить место для печати.
В создании этой статьи участвовала наша опытная команда редакторов и исследователей, которые проверили ее на точность и полноту.
Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.
Письмо-подтверждение – это корреспонденция, отправляемая для подтверждения, например, устного соглашения, встречи или собеседования. Письмо также может служить подтверждением бронирования, ответом на приглашение, получения различных товаров или услуг, организации путешествия. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы написать простое и короткое письмо-подтверждение.
Шаги
Часть 1
Написание письма-подтверждения- Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
- Если вы пишете неформальное письмо, можете обратиться к получателю по имени, перед которым следует поставить Уважаемый /Уважаемая .
-
Подтвердите детали соглашения в первом абзаце. Переходите сразу к сути дела. Нет необходимости писать общие слова или любезности. Вместо этого используйте первый абзац, чтобы изложить в частности, подробности того, что вы подтверждаете. Это может быть дата, время и местоположение. Будьте конкретны.
Озвучьте другие детали. Либо в том же абзаце, либо в коротком втором абзаце, упомяните необходимые дополнительные детали. Это может быть уточнение об оплате, проговаривание условий и положений, и всего того, что необходимо подтвердить. Эти детали могут быть гарантиями выполнения определенных задач, или подтверждением заданий, которые берете на себя.
Уточните, не требуются ли от вас дальнейшие действия. В последнем абзаце должны содержаться фразы, побуждающие получателя связаться с вами при необходимости. Попросите адресата написать вам, если у него возникнут вопросы, он столкнется с проблемами, недопониманием и так далее.
Закончите письмо благодарственными предложениями. Закончить письмо надо соответствующе. Используйте такие фразы, как С уважением, Искренне Ваш, С наилучшими пожеланиями или Заранее благодарю. Напишите ваше имя и оставьте мест для подписи. Вы закончили написание делового письма.
Используйте печатный бланк. Если письмо-подтверждение носит деловой характер, пишите его на бланке компании. Это превращает письмо в официальный документ. Над приветствием напишите полное имя и адрес получателя письма. Сюда должны входить имя человека, которому адресовано письмо, его должность, отдел компании, в которой он работает (если необходимо), и адрес компании.
Напишите соответствующее приветствие. При написании письма-подтверждения, используйте подходящее приветствие и имя получателя. Например, Уважаемый господин/Уважаемая госпожа , далее фамилия получателя.
Часть 2
Редактирование письма-подтверждения-
Отредактируйте письмо. Перед тем, как отправить любой официальный документ, даже личного характера, обязательно отредактируйте его. Это особенно важно, если ваше письмо касается деловых договоренностей. Проверьте правописание, правильность грамматики и пунктуацию.
- Отправка писем без ошибок делает вас настоящим профессионалом, который внимательно относится к деталям.
-
Используйте подходящую бумагу для качественного принтера. Когда вы распечатываете деловые письма, используйте бланк компании. Если у вас нет бланков, печатайте на качественной бумаге, с помощью исправного принтера, в котором не подтекают чернила и не высыпается тонер.
- Всегда печатайте письма-подтверждения, если вы не посылаете их по электронной почте. Никогда не пишите деловые письма от руки.
-
Используйте стандартный шрифт и разметку полей. При написании делового письма используйте шрифт Times New Roman или Arial. Размер шрифта должен быть 12 пт, не жирный, не курсив, не подчеркнутый. Поля должны быть по 2,5 см с каждой стороны.
- Используйте соответствующее форматирование при написании деловых писем. Междустрочный интервал должен быть единичным, не отделяйте абзацы друг от друга.
Приглашение на интервью что это? Приглашение на интервью выражает желание рекрутера побеседовать с соискателем лично . Оно показывает то, что что-то в резюме кандидата сотрудника компании зацепило, показалось ему интересным и заслуживающим внимания.
По телефону
Как пригласить на собеседование по телефону?
Как договориться о собеседовании по телефону? Чтобы договориться о собеседовании по телефону, наберите его номер, представьтесь, лаконично пригласите и назначьте время .
Возможно, соискатель спросит, как добраться до компании или задаст другие уточняющие вопросы.
Будьте готовы на них ответить.
Письмо-приглашение
Обычно рекрутер составляет текст, написанный в стандартной деловой стилистике . Образец приглашения на собеседование по электронной почте выглядит следующим образом:
Уважаемый Кирилл Владимирович,
Я ознакомилась с вашим резюме на позицию арт-директор и хотела бы пригласить Вас на собеседование.
Позвоните мне по тел. 00-00-00 для назначения даты и времени интервью.
С уважением, Анастасия Игоревна Поливанова.
Это только примерный и сокращенный вариант. Вообще каждая компания составляет свой шаблон приглашения на собеседование . Приглашение может дополнительно содержать несколько предложений или даже несколько абзацев о компании и должности.
Как ответить на приглашение?
Далее представлен ответ на приглашение на собеседование (образец письма):
Уважаемая Анастасия Игоревна,
На интервью буду в назначенное время.
Можно использовать и другой вариант. Главное, – поблагодарить за приглашение, подтвердить согласие прийти на него или же отказ, указать дату и подписаться.
Как отказаться от собеседования?
Отказываться от собеседования нужно вежливо и обязательно мотивированно . Может статься так, что причина отказа вполне обсуждаема и тогда следует оговорить детали с работодателем.
Как отказаться от собеседования по телефону?
Если вы хотите отказаться по телефону, позвоните, вежливо представьтесь, назовите дату собеседования и скажите, что не можете прийти, указав причину.
Как отказаться от собеседования по электронной почте?
Отказаться по электронной почте можно почти так же, как и изъявить согласие.
Уважаемая Анастасия Игоревна,
Получил Ваше письмо и благодарю за приглашение.
На интервью, к сожалению, не приду, так как ввиду семейных обстоятельств не могу работать полный рабочий день и вынужден работать удаленно. Если такая возможность есть в Вашей компании, с радостью ее рассмотрю.
15.08.2016 С уважением, Кирилл Большаков.
Почему не приглашают?
Почему не приглашают на собеседование?
Если нет ответа на резюме, это значит что вы допустили ошибки при его составлении.
Возможно, в нем нет изюминки , и оно выглядит так, как сотни других.
Возможно, вы недостаточно подходите для вакансии с точки зрения образования и предыдущего опыта.
Может быть, в резюме вы указали более одной желаемой должности , чего делать ни в коем случае нельзя, так как это показывает, что соискатель неуверен в себе и не знает конкретно, чего хочет.
Если на интервью не приглашают, это не повод расстраиваться , а всего лишь опыт. Следует поработать над резюме.
Например, можно открыть один из крупных порталов, посвященных поиску работы, и внимательно почитать и проанализировать резюме специалистов вашего профиля. Также имеет смысл прочитать требования работодателей и сделать зеркальное им резюме.
Заключение
Как приглашение на собеседование, так и ответ на него будет иметь краткую и вежливую форму . Ответ обязательно должен содержать благодарность и подтверждение принятия приглашения или же с объяснением причин.
Приглашение на собеседование может иметь более или менее развернутую форму в зависимости от традиций в конкретной компании. Итак, вы узнали как правильно приглашать на собеседование по телефону, по электронной почте, успехов вам в работе, надеемся наша статья была вам полезна.
Загрузка...